Implementace provozního a ekonomického informačního systému pro síť restaurací La Collezione

Základní informace o La Collezione   

Společnosti sdružené pod správou La Collezione s.r.o. se zaměřují na gastronomickou činnost. Jedná se o řetězec špičkových a vysoce kvalitních restaurací, bister, catering, vlastní výrobu potravin, dovoz a distribuci vína a kuchařskou školu.  Společnost podniká v Praze a do budoucna hodlá i nadále rozšiřovat počet restaurací a dalších gastronomických provozů v Praze. 

Výchozí stav IS a jeho omezení  

Hlavní provozní informační systém – restaurační systém ASW Septim

Jednotlivé provozovny používaly jako hlavní provozní software Septim od firmy ASW. Tento SW byl na provozovnách používán zejména pro evidenci nákupu klientů (včetně plateb, předplacených účtů atd.) a vedení evidence skladů (včetně objednávek, dodacích listů, výdejů ze skladů atd.).

Jednotlivé restaurace měly různé verze IS Septim a neměly jednotnou verzi pracovních postupů a metodik. Septimy nebyly propojeny do centrálního nákupního a logistického modulu Septim Central. Septim nebyl integrován na účetní IS.

Ekonomický IS

Společnosti v té době využívaly externí účetní firmu, která měla vlastní (ne moc běžný) účetní IS a ten nebyl integrovaný s provozním IS Septim. Všechny doklady se tedy zadávaly ručně 2x – v Septimu a sekundárně v účtárně.

Hlavní omezení původního stavu  

Hlavními omezeními původního stavu informačních systémů bylo:

• Velké zpoždění převedení informací z provozních IS do účetního IS a velké zpoždění ekonomických informací pro řízení společnosti
• Nízká podpora finančního řízení a kontrolních mechanismů
• Nedostatečná rychlost a kvalita řešení neshod
• Absence podpory pro pravidelné taktické inventury na provozovnách

Business cíle projektu  

Business zadání pro nový prodejní informační systém:

1.            Sjednocení účetních a provozních postupů: sjednocení metodiky pro nákup, výrobní receptury, vedení skladů.

2.            Získání úplné kontroly nad finančními toky: na denní bázi mít přehled o peněžních tocích – tržby, odtížení skladů, sklady, objednávky, příjmy na sklad, pohledávky.  

3.            Zavést řízení společnosti prostřednictvím finančních ukazatelů: majitelé, vedení i zaměstnanci jsou řízeni prostřednictvím finančních ukazatelů – plánů, rozpočtů, předpovědí a jejich srovnáním s realitou na denní / týdenní (tržby, marže), měsíční/čtvrtletní/roční výsledovce na úrovni EBIDA.

4.            Zvýšit obsazenost restaurací, navýšení tržeb od současných zákazníků a získání nových zákazníků: konvertovat náhodné návštěvníky na věrné klienty, důsledně hlídat kvalitu produktů a služeb na základě zpětné vazby, aktivně propagovat a prodávat prostřednictvím mobilních aplikací, získání korporátních zákazníků a jejich manažerů pro firemní akce a jednání.

5.            Vytvoření prostředí pro další business development: podpořit plánovanou expanzi v Praze, zvýšení počtu provozoven na cca 20 a dále rozšíření prodeje vlastního vyráběného a dováženého zboží a zvýšení prodeje školících a konzultačních služeb.

Časový rámec projektu  

• Q4 2017          Přípravné práce – interní zadání, business cíle, rámcový návrh architektury 
• Q4-Q1   2018  Výběr dodavatele nového účetního a provozního IS                                                             
• Q1-Q4   2018  Realizace projektů                                                                                                                        

Role Vladimíra Dvořáka v projektu 

Vladimír Dvořák působil v týmu La Collezione jako externí IT architekt a projektový manažer. Jeho úlohou bylo:

• Vytvořit z business cílů návrh budoucí IT architektury
• Vytvořit zadání pro marketingový průzkum trhu pro výběr nového účetního a ekonomického SW
• Vytvořit plán projektu – rozdělní na etapy a dílčí projekty, odhad potřebných zdrojů (investiční a provozní náklady, harmonogram, interní tým)
• Vést výběr dodavatele nového účetního a ekonomického SW od marketingového průzkumu, až po podpis smluv (licence + implementace, podpora, financování)
• Vést pravidelné projektové schůzky – interní, s jednotlivými dodavateli, integrační mezi ASW a Asseco Solution
• Podpora při náběhu IS – sestavení issue logu, jeho vypořádání, zajištění školení a doškolení

Výstupy projektu  

V rámci projektu bylo provedeno:

• Sjednocení provozního IS Septim ve všech provozovnách na jednotnou verzi, implementován Septim central pro centrální nákup do cloudu
• Sjednocení provozních metodik a vytvoření jednotné provozní metodiky – receptury, ceny, inventury, nákup, spotřeba, cash flow, slevy
• Implementace BI nad IS Septim pro pravidelný provozní reporting
• Implementace účetního a finančního IS Helios Orange do cloudu
• Integrace ASW Septim s Helios Orange
• Implementace MS O365 – náhrada vlastního poštovního serveru a sjednocení verzí kancelářských aplikací MS Office
• Doplnění a modernizace infrastruktury na provozovnách

Byly splněny business cíle – sjednocení účetních a provozních postupů, zrychlení a automatizace účetně provozních agend integrací Septim a Helios Orange a zavedení jednotných metrik. Další plánované cíle – expanzi bohužel zbrzdila pandemie Covid 19 v březnu 2020.

Kontakty na zákazníka   

Ondřej Rákosník, spolumajitel